红色标签设备

通过赠款或合同使用外部资金购买的设备或提供或借给学校的设备，其所有权仍属于赞助商，应标记为红色标签并记录在固定资产系统中. 设备的责任分配给首席研究员(PI). 财务司负责设备报告工作. PI应将任何处置计划通知财务. 负责赞助者设备报告的财务办公室是资助会计办公室，可通过以下方式与之联系 金融.grants@俄亥俄州.edu.

规定

所有设备必须坚持 大学政策19.054:设备库存控制. 主办设备必须符合以下规定:

• 联邦采购条例(FAR) 52.245-1“政府物业”
• 补助金统一指南:第200部分:统一管理要求, 成本原则, 以及联邦奖励的审计要求 §200.313年设备.
• 赞助商规定

接收新设备

• 购买的设备: 当使用外部资金购买设备时，如果设备的所有权仍然属于授予机构，并且设备属于newbb电子平台所有，则应按目标代码715210进行收费.
• 租借或配备的设备: 当设备直接借给或提供给PI时，PI有责任通知财务.

新设备的标签

购买的设备和借出或提供的设备将需要负责设备的PI提供以下信息:

• 设备描述
• 序列号或制造商识别号码
• 获得并投入使用的日期
• 地点(建筑和房间号)
• 单位购置成本
• 采购订单号
• 部门名称
• 员工的名字
• 拨款奖励编号
• 机构
• 联邦国内援助(CFDA)编号目录

设备、维护和处置状态的变化

设备状态的变化必须由负责设备的PI报告给财务. 的 设备状态变更表(Excel) 应该用于此目的吗. 身份的变化将在发生时报告，并根据需要报告给保荐机构. 状态变化的例子包括:

• 偷来的
• 取消了(我.e.，送至校园回收处)
• 交易
• 退回给供应商
• 调到其他部门或负责人
• 搬迁到不同的房间或建筑

该部门或PI将负责对设备进行的任何维护，并根据相关机构的要求负责维护维护记录.

当赠款结束或设备不再需要时, 赠款和合同会计将与项目负责人一起决定设备的处置和授权机构处置设备所需的流程.

年度库存

每年, 财务将向每个PI提供一份赞助者设备证明，要求对赞助者设备进行审计和认证. PI必须在设备状态变更表上向财务报告所有更正. 证明表格必须由PI或部门管理员签名并交回财务部.

审计

设备库存将由国家审计员和大学会计人员定期审计. 因此，所有影响移动设备的交易都必须妥善记录.